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書類の合法化(公印確認、アポスティーユ)1-日本で済ませるケース-

最終更新: 2019年11月28日

初めましての方もそうでない方も、

BLACK SHADOW CO.,LTDのManaging Directorをしております、

田渕でございます。

弊社はベトナム進出支援、進出後の運営支援、ビザ取得代行を手掛ける、

コンサル会社になります。


本ブログの趣旨は『ベトナム進出に際して役に立つ情報』

をコンセプトに書いていきたいと思います。


しばらくソフトな内容が続いておりましたが、月も変わりましたので

コンサルらしい記事をあげさせていただきます。


本ブログをご覧の皆様の中には、これからベトナムに進出される企業の方、

既にベトナムに進出されている企業の方が多いかと思われますが、

何回も出てくる【書類の合法化】【書類に認証を受ける】というフレーズ、

こちらについて今回はおさらいをしたいと思います。


まずタイトルにもある公印確認とアポスティーユについて、ざっと

公印確認⇒すべての国で適用可能

アポスティーユ⇒ 外国公文書の認証を不要とする条約(ハーグ条約)締結国のみ対象

参考)条約締結国一覧(外務省HPより)

https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000610.html


ベトナムは条約締結をしていないため、アポスティーユ(認証不要)が出来ません。

海外(日本)からベトナム政府機関への提出書類は全て公印確認する必要があります。

※公印確認されていないと正式な書類という扱いになりません。

この公印確認のことが【書類の合法化】【書類に認証を受ける】にあたり、

公証作業、認証作業などと言われています。


ベトナム政府機関へと提出に至る手順は日本側とベトナム側で行う作業があります。

今回は日本側で手続きを済ませる場合を記載していきます。


参考)既に先人たちによるありがたい記事があるのでURLを添付しておきます。

https://919vn.com/column/notarization/

※掲載許可取得済み。

https://www.jetro.go.jp/world/qa/04A-121101.html


手順は他社様の記事でもあるとおり、

1)公文書(登記簿謄本など)、私文書(定款、大学卒業証明書など)を取得。

2)公証役場と法務局にて認証を受ける

3)外務省での認証(東京又は大阪)

※2)と3)は東京、神奈川、大阪の公証役場であればワンストップサービスで対応可能。

https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/todoke/shomei/index.html

4)在日ベトナム大使館(東京)又は領事館(大阪)にて認証とベトナム語翻訳。

5)認証と翻訳が完了した書類をベトナムへ郵送又は持参。

※郵便事情、現地視察、サイン等の必要性を考えると個人的には持参をお勧めします。


ワンストップサービス対象外の地域の場合や、

東京や大阪の外務省やベトナム大使館・領事館に行くのが難しい場合は、

日本で2)までを済ませた書類をベトナムに持込むことで対応可能です。

ベトナムに持ち込んで認証と翻訳を進める場合は、次回の記事にまとめます。


また、ベトナム政府機関への提出書類にも、

・必ず提出しなくてはならない物

・我々コンサルなどがどうにか代替出来る物(その分費用がかかります。)

の2種類がありますので、事前にご確認いただけますと幸いです。


それではまた次回に続きます。